Reportes e indicadores
Que todos miren el mismo número
El problema rara vez es el gráfico. Es que ventas, administración y gerencia calculan la misma cifra de tres maneras distintas, y cada reunión empieza discutiendo cuál es la buena.
Conversemos¿Te suena alguna?
Si reconoces dos o más, el problema está en el origen del dato y no en la herramienta que uses para mostrarlo. Cambiar de tablero no lo va a resolver.
- Dos áreas llevan la misma cifra a una reunión y no coinciden.
- El reporte del mes se arma a mano y depende de que una persona concreta esté disponible.
- Nadie sabe con certeza si el número incluye anulaciones, devoluciones o IGV.
- Cuando alguien pregunta «¿y esto por qué subió?», hay que volver al Excel de origen.
- El dato llega tarde: para cuando está listo, la decisión ya se tomó.
Qué entregamos
Una definición por indicador
Qué cuenta como venta, en qué momento se registra y qué queda fuera. Escrito y acordado antes de construir nada, porque es la parte que genera las discusiones.
Los datos llegan solos
Desde tu sistema de ventas, el ERP o las hojas que hoy son la fuente real. Sin exportar ni pegar a mano, y con un registro de cuándo se actualizó por última vez.
Un tablero que se entiende sin explicación
Pocas cifras y bien elegidas. Un tablero con cuarenta gráficos no se mira: se ignora a la semana.
Alertas en lugar de vigilancia
Si una cifra se sale de lo esperado, te llega un aviso. Nadie debería tener que abrir un tablero cada mañana por si acaso.
Preguntas frecuentes
¿Necesitamos un data warehouse para esto?
Casi nunca al principio. Con volúmenes de PYME suele bastar con conectar bien las fuentes que ya existen. Un almacén de datos tiene sentido cuando el volumen o el número de fuentes lo justifica, no antes.
¿Con qué herramienta se hace el tablero?
Con la que ya pagas, si sirve. Muchas empresas tienen Power BI o Looker Studio incluidos en su licencia y no los usan. Proponer una herramienta nueva cuando la actual alcanza solo añade coste y otra cosa que aprender.
Nuestros datos están desordenados. ¿Hay que arreglarlos primero?
En parte, y es lo normal. Lo que no hacemos es un proyecto de limpieza de seis meses antes de que veas nada. Se ordena lo que ese indicador necesita, se entrega, y se sigue por el siguiente.
¿Quién lo mantiene después?
Puedes hacerlo tú: dejamos documentado cómo está armado y de dónde sale cada cifra. Si prefieres que lo llevemos nosotros, también, pero no queremos que sea porque no te quedó otra opción.
¿Se puede ver desde el celular?
Sí. De hecho es donde más se consulta, sobre todo por parte de gerencia y del equipo comercial en calle.